Política de tratamiento de datos personales

AulaX es una plataforma de gestión escolar. Los colegios la usan para llevar la matrícula, la asistencia, las calificaciones y la comunicación con las familias.

• El colegio es el responsable del tratamiento. Decide qué datos recoge, para qué los usa y quién los consulta. Su aviso de privacidad está dentro de AulaX.
• AulaX es el encargado del tratamiento. Guarda y procesa los datos por cuenta del colegio y solo siguiendo sus instrucciones. No los usa para fines propios.

Esta política se rige por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015.

• Identificación: nombres, tipo y número de documento, fecha de nacimiento.
• Contacto: correo electrónico y teléfono del personal y de los acudientes.
• Académicos: matrícula, grupo, calificaciones, boletines, asistencia, excusas con su soporte y observaciones.
• Convivencia: seguimientos y casos de la Ruta de Atención Integral, visibles solo para los cargos responsables.
• Datos sensibles: la fotografía del estudiante, solo con autorización de su acudiente, y el Plan Individual de Ajustes Razonables (PIAR), que no admite diagnósticos ni historias clínicas.
• Datos técnicos: dirección IP, navegador, fecha y hora de cada acceso y registro de los cambios hechos en la plataforma.

La mayoría de los datos son de estudiantes menores de edad. Su tratamiento respeta el interés superior del menor y sus derechos fundamentales, como exige el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

• La autorización la da el padre, la madre o el acudiente que lo representa.
• Responder preguntas sobre datos sensibles es voluntario.
• La autorización de la fotografía se puede retirar en cualquier momento desde la ficha del estudiante. La foto deja de mostrarse y se borra al vencer el plazo.

• Llevar la matrícula, la asistencia, las calificaciones, los boletines y el historial académico.
• Avisar a las familias sobre asistencia, calificaciones, excusas y novedades de su estudiante.
• Hacer seguimiento a la convivencia y a los apoyos pedagógicos.
• Expedir constancias y certificados verificables.
• Preparar los informes que el colegio debe entregar a las autoridades educativas, como el insumo para el SIMAT.
• Proteger las cuentas, prevenir accesos indebidos y dejar constancia de quién hizo cada cambio.

Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular, o su representante si es menor de edad, puede:

• Conocer, actualizar y corregir sus datos.
• Pedir prueba de la autorización que dio.
• Saber cómo se han usado sus datos.
• Revocar la autorización o pedir que se supriman los datos cuando no exista un deber legal de conservarlos.
• Consultar sus datos gratuitamente.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite ante el colegio.

Las solicitudes se presentan ante el colegio, que es el responsable. El colegio las registra en AulaX y la plataforma le avisa cuando se acerca cada plazo.

• Consultas: se responden en máximo 10 días hábiles, prorrogables 5 días más (artículo 14).
• Reclamos para corregir, actualizar, suprimir o revocar: se resuelven en máximo 15 días hábiles, prorrogables 8 días más (artículo 15).

Si no sabe a quién dirigirse, escriba a zyrastrup@gmail.com. Trasladaremos la solicitud al colegio que corresponde.

• Cada colegio ve únicamente su información, y cada persona solo lo que su cargo le permite.
• Las contraseñas se guardan cifradas. Tras varios intentos fallidos, la cuenta se bloquea.
• La conexión viaja cifrada.
• Cada cambio queda registrado con quién lo hizo y cuándo.
• La información reservada, como el PIAR y la Ruta de Atención, tiene acceso restringido y cada consulta queda registrada.
• Los registros académicos no se borran a la ligera: se anulan o desactivan con un motivo.

AulaX no vende datos ni los usa para publicidad. Para funcionar se apoya en proveedores que solo procesan los datos por encargo de AulaX:

• Alojamiento de la aplicación y la base de datos: Render y Vercel. Sus servidores pueden estar fuera de Colombia, como permite el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 cuando hay garantías adecuadas.
• Correo: un proveedor de envío de correo electrónico.
• Avisos al teléfono o al navegador: los servicios de cada navegador, que reciben el aviso cifrado.

La detección del rostro al tomar fotos se hace en el propio dispositivo y la imagen no se envía a terceros.

• AulaX usa una sola cookie, necesaria para mantener la sesión abierta de forma segura.
• No usa cookies de publicidad ni de análisis de terceros.
• Para trabajar sin conexión, el dispositivo guarda lo pendiente por enviar hasta que se envía, aunque se cierre la sesión. También guarda algunas consultas, que se borran al cerrar sesión.

Los datos se conservan mientras el colegio use AulaX. Después se aplica lo que dispongan la ley y las tablas de retención documental del colegio. Al terminar la relación con un colegio, AulaX le entrega o suprime sus datos según sus instrucciones, salvo lo que la ley obligue a conservar.

Si esta política cambia, publicaremos la nueva versión en esta misma página con su fecha. Los cambios importantes se avisarán dentro de la plataforma.